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住所が増えても迷わない、グループと保存ビューの使い方
グループは「自分の住所」を選ぶための道しるべ
住所が増えると、タイトルだけでは違いが分かりにくくなります。自宅、仕事、請求用のように、自分が管理する住所を目的ごとにグループへ分けると、外部フォームへ入力する住所を選ぶ時間が短くなります。グループ名は細かく増やしすぎず、日常の判断で迷わない三〜五個程度から始めるのが扱いやすい方法です。
グループ分けの対象は自分の住所に限定します。公式アカウントから追加した住所は公開元が管理する参照情報なので、自宅や仕事と同じ分類に入れません。自分が編集・アーカイブできる住所と、読み取り専用の公式住所を区別することで、一覧に表示される情報の意味がはっきりします。
固定ビューで、目的ごとの一覧に切り替える
住所管理モードには、よく使う、自分の住所、公式住所、未確認、重複候補の固定ビューがあります。これは利用者が条件を保存して作るビューではなく、よくある作業へすぐ移動するための画面切り替えです。まずは日常で最も開くビューを一つ決め、次に整理用のビューを一つ使うと、管理画面が複雑になりません。
外部フォームへ入力する住所を探すときは「よく使う」、登録内容を見直すときは「自分の住所」、組織の公開情報を確認するときは「公式住所」、整理するときは「未確認」や「重複候補」を使います。目的ごとに画面を切り替えることで、検索結果に関係のない住所が並ばず、古い住所や公式住所への誤操作も減らせます。
カード表示と一覧表表示を、作業に合わせて選ぶ
数件の住所を確認するときは、写真や住所全体を見渡せるカード表示が向いています。反対に、国、グループ、更新日、利用状況を比べたいときは一覧表表示が便利です。大量の住所を扱う場合、表の列を見ながら並び替えると、似た住所や長く使っていない住所を見つけやすくなります。
表示形式は優劣ではなく、作業の種類で使い分けます。一件を選ぶならカード、整理や確認なら一覧表、と決めると操作が速くなります。10件、30件、50件、100件の表示件数やページ送りを使う場合も、まず絞り込みをかけてから表を見ることで、必要な情報に集中できます。
お気に入りとアーカイブを、逆の役割として運用する
お気に入りは、頻繁に使う自分の住所を上部に固定するための機能です。毎回検索するほどではないが、月に一度は使う住所を登録すると効果があります。お気に入りを増やしすぎると一覧の意味が薄れるため、使わなくなった住所は外すという見直しもセットで行いましょう。
アーカイブは、古い自分の住所を消さずに普段の選択肢から外すための機能です。お気に入りが『今すぐ使う』なら、アーカイブは『今は使わないが履歴として残す』という逆の役割です。この二つを使い分けるだけで、住所の件数が増えても、毎日の画面は必要な情報だけに保てます。